Kako automatski ispisati e-poštu i privitke

Uspjeh u današnjem svijetu ima puno veze s pronalaženjem pouzdanih, automatiziranih rješenja koja će vam ubrzati tijek rada i olakšati posao. Ako radite u teleprodaji, maloprodaji ili sličnom sektoru, velika je vjerojatnost da primate puno privitaka e-pošte s narudžbama i potvrdama koje se moraju ispisati. Ali ako morate često ispisivati ​​stvari, to bi brzo moglo postati posao s punim radnim vremenom. U ovakvoj situaciji automatiziranje ispisa privitaka e-pošte definitivno će vam osloboditi puno vremena.

No imajte na umu da se ovaj postupak automatizacije ne može izvršiti putem web-aplikacija poput Gmail.com ili Outlook.com. Do sada su samo klijenti e-pošte sposobni postići ovu funkcionalnost. Chrome i Firefox imaju niz proširenja / dodataka koji će olakšati i brže ispis privitaka e-pošte, ali nisu sposobni automatizirati cijeli postupak.

Korištenje klijenata e-pošte za automatski ispis privitaka e-pošte

Korištenje klijenta e-pošte poput Outlook-a ili Thunderbirda otvara potpuno novu mogućnost automatizacije. Pomoću odgovarajućih proširenja, dodataka i / ili skripti možete konfigurirati klijenta e-pošte za ispis bilo kojeg reda, uključujući vašu pristiglu poštu. Tada možete postaviti posebna pravila za ispis e-pošte nakon koje slijedi privitak ili isključivo ispis privitka. Još preciznije možete dobiti konfiguriranjem klijenta e-pošte za ispis na temelju pošiljatelja ili na temelju vrste datoteke privitka.

Napomena: Vaš davatelj usluga e-pošte nije važan. Sve dok koristite namjenski klijent e-pošte poput Outlook-a ili Thunderbirda, ovo bi trebalo raditi s bilo kojim davateljem usluga e-pošte (Gmail, Hotmail, Yahoo itd.) Ako su ispravno konfigurirani.

Ako upotrebljavate Outlook, postoji puno plaćenih dodataka koji će vam to omogućiti s lakoćom. Evo nekoliko dobrih primjera:

  • Uredski dodaci
  • EZDetach
  • Automatski ispis
  • Alati za ispis za Outlook

Napomena:  Svi gore navedeni dodaci koštat će više od 20 USD, ali većina će ponuditi probno razdoblje.

Ako ne želite trošiti novac, postoje besplatne alternative za automatizaciju ispisa vaših privitaka e-pošte. Ali imajte na umu da ćete morati potrošiti neko vrijeme na podešavanje klijenta e-pošte. U slučaju da se odlučite za ovaj put, dopustite nam da vam olakšamo posao. Uključili smo tri postupne metode koje će vam pomoći da postignete ovu funkcionalnost pomoću svog računa e-pošte.

Najelegantnije rješenje koje će automatski ispisati e-poštu i privitke e-pošte je korištenje namjenskog softvera. No konfiguriranje vanjskog upravitelja e-pošte za automatizaciju ovog postupka na kraju će vam trebati da potrošite nešto novca. Slijedite 1. metodu za konfiguriranje Automatskog upravitelja e-pošte 6 za ispis e-pošte i privitaka e-pošte. Oni nude probno razdoblje od 30 dana, tako da ćete ga moći besplatno isprobati prije nego što potrošite novac.

Druga metoda ( metoda 2 ) podrazumijeva dodavanje VBA skripte i pravila u Outlook. Iako će vam trebati prilično tehnički, to je najučinkovitiji vodič od njih dvoje. Ako vam Outlook nije posebno drag, možete ići drugim putem ( 3. metoda ) i upotrijebiti Thunderbird zajedno s dva proširenja za automatski ispis e-pošte.

Kad budete spremni za početak, slijedite jedan od dolje navedenih načina za automatizaciju ispisa privitaka e-pošte. Započnimo.

1. metoda: Korištenje automatskog upravitelja e-pošte 6 za ispis privitaka e-pošte

Ako ne koristite namjenski klijent e-pošte poput Outlook-a ili Thunderbirda, konfiguriranje vanjskog upravitelja e-poštom najpouzdanije je rješenje. Automatski upravitelj e-pošte 6  omogućit će vam da povežete bilo koji okvir za e-poštu, uključujući POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, i popis se nastavlja.

Softver će vam omogućiti da definirate određene radnje pomoću intuitivnog sustava pravila. Omogućit će vam ispis s određenih pošiljatelja ili ispis samo privitaka iz e-pošte. Slijedite donji vodič za instalaciju i konfiguriranje Automatic Email Manager 6 za automatski ispis e-pošte i privitaka e-pošte:

  1. Preuzmite instalacijski program sa službenog web mjesta. Ako ga želite prvo testirati, kliknite Download Demo.

  2. Otvorite Automatski upravitelj e-pošte i slijedite upute na ekranu da biste ga instalirali na svoj sustav.

  3. Pokrenite aplikaciju i umetnite ime koje će se koristiti za referencu vašeg računa. Zatim odaberite E-pošta s ovom adresom i umetnite e-poštu odakle želite ispisati e-poštu. Napokon pritisnite Next za nastavak.

  4. S popisa odaberite vrstu e-pošte. Ako se vaš pružatelj usluga e-pošte ne nalazi na unaprijed definiranom popisu, odaberite unaprijed definiranu opciju davatelja usluga e-pošte i potražite svoju konfiguraciju e-pošte. Pritisnite Next da biste nastavili dalje.

  5. U sljedećem prozoru započnite provjerom je li adresa poslužitelja vaše e-pošte točna. Ako jest, u donja polja unesite svoju e-adresu i lozinku. Zatim kliknite Test veza kako biste bili sigurni da vaša konfiguracija radi. Napokon, pritisnite Next .

  6. Interval provjere računa postavite prema svojim potrebama. Također ga možete konfigurirati da provjerava samo tijekom vaših radnih dana klikom na Napredni planer . Pritisnite Next za napredak.

  7. Zatim kliknite Dodaj radnju. Odaberite Ispis privitaka ili Ispis tijela e-pošte , ovisno o tome što trebate. Pritisnite Next i odaberite pisač koji želite koristiti.

  8. Tada ćete imati mogućnost primjene određenog filtra odabirom Ne . Ako želite da se operacija primjenjuje u svakom trenutku, odaberite Da . Na kraju pritisnite U redu da biste potvrdili akciju koju ste upravo stvorili.

    Napomena: Ako želite da softver ispisuje tijelo e-pošte i privitke, izvolite i stvorite drugu radnju s drugim scenarijem. Na primjer, ako se vaša prva radnja odnosila na ispis privitaka, stvorite drugu koja će ispisati tijelo e-pošte.

Nakon što pritisnete U redu , Automatski upravitelj e-poštom započet će provjeru pristigle pošte i ispisati sve što udovoljava prethodno utvrđenim kriterijima.

2. metoda: Korištenje programa Outlook za automatski ispis privitaka e-pošte

Outlook je najpopularniji klijent e-pošte, pa ako se vaš posao vrti oko vašeg računa e-pošte, velika je vjerojatnost da ga već koristite. Outlook se vrlo može konfigurirati i omogućit će vam ispis privitaka dolazne e-pošte.

Da bismo to učinili, stvorit ćemo VBA skriptu u programu Outlook, a zatim ćemo je koristiti s Outlook pravilom. Evo cjelovitog opisa cijelog postupka:

Napomena: Sljedeći koraci potvrdili su svoj rad u programu Outlook 2016. Iako nismo testirali sa starijim verzijama, skripta u nastavku teoretski bi trebala raditi sa svim verzijama programa Outlook sve do Outlook 2010.

Stvaranje VBA skripte + pravilo za automatski ispis privitaka e-pošte u programu Outlook

  1. Otvorite Outlook i s alatne trake otvorite karticu Developer , a zatim kliknite gumb Visual Basic .

    Napomena: Ako ne vidite karticu Developer, idite na File i kliknite Options. Odatle kliknite karticu Prilagodi vrpcu i potvrdite okvir pored Razvojni programer . Pritisnite Ok za potvrdu. Sada bi kartica Developer trebala biti vidljiva na vrpci na vrhu zaslona.

  2. Nakon što aktivira prozor Microsoft Visual Basic for Applications, proširite stablo Project1 (slijeva). Zatim dvaput kliknite ThisOutlookSession .

  3. Sada zalijepite sljedeći kod skripte u prozor Project1 (s desne strane): Sub LSPrint (Stavka kao Outlook.MailItem)

    O pogrešci Idi na OError'Detects Privremena mapa

    Dim ofFS kao FileSystemObject

    Zatamni sTempFolder kao niz

    Postavi oFS = Novi FileSystemObject

    'Privremeno mjesto mape

    sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Stvara posebnu privremenu mapu

    cTmpFld = sTempFolder & "\ OETMP" & Format (sada, "yyyymmddhhmmss")

    MkDir (cTmpFld) 'Sprema i ispisuje privitak

    Dim oAtt kao privitak

    Za svaku dodatnu stavku. Prilozi

    Ime datoteke = oAtt.FileName

    FullFile = cTmpFld & “\” & FileName'Spremanje privitka

    oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Ispisuje privitak

    Postavite objShell = CreateObject ("Shell.Application")

    Postavi objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Postavi objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx (“ispis”) Sljedeće oAtt'Očisti privremene datoteke

    Ako nije oFS nije ništa, onda postavite oFS = ništa

    Ako nije objFolder je ništa, onda postavite objFolder = Ništa

    Ako nije objFolderItem je ništa, onda postavite objFolderItem = Ništa

    Ako nije objShell je ništa, onda postavite objShell = NothingOError:

    Ako je pogreška 0 Tada

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Pogreška.Očisti

    Završi ako

    Izlaz iz SubEnd Sub

    oAtt.SaveAsFile (FullFile)

    Postavite objShell = CreateObject ("Shell.Application")

    Postavi objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Postavi objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx (“ispis”)

    Sljedeće oAtt

    Ako nije oFS nije ništa, onda postavite oFS = ništa

    Ako nije objFolder je ništa, onda postavite objFolder = Ništa

    Ako nije objFolderItem je ništa, onda postavite objFolderItem = Ništa

    Ako nije objShell je ništa, onda postavite objShell = ništa

    OEpogreška:

    Ako je pogreška 0 Tada

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Pogreška.Očisti

    Završi ako

    Izlaz iz pod

    Kraj pod

  4. Nakon što zalijepite kôd u Project1 , idite na Alati (u gornjem dijelu zaslona) i kliknite na Reference.

  5. Pomaknite se prema dolje i potvrdite okvir uz Microsoftovo izvršavanje skripti. Kliknite U redu da biste spremili svoju opciju i zatvorili prozor Reference .

  6. Sada pritisnite ikonu Spremi u gornjem lijevom kutu prozora Visual Basic-a . Sada možete sigurno zatvoriti Visual Basic .

  7. Zatim idite na Datoteka i kliknite Pravila i upozorenja .

  8. Kliknite Novo pravilo, a  zatim kliknite Primijeni pravilo na poruke koje primam . Kliknite Dalje za nastavak.

  9. Sada morate odlučiti o uvjetu koji treba biti zadovoljen. Ako želite da se ispišu svi vaši privici, označite okvir pored " koji ima privitak". Pritisnite Next za nastavak.

    Napomena:  Ako ne želite ispisati sve privitke, ovdje možete upotrijebiti drugačiji uvjet. Skripta bi također trebala raditi s određenim pošiljateljima ili određenim riječima.

  10. U sljedećem prozoru označite okvir blizu pokretanja skripte. Zatim kliknite skriptu , označite ThisOutlookSession i pritisnite U redu . Zatim pritisnite Finish za potvrdu.

  11. U prozoru Pravila i upozorenja provjerite je li potvrđen okvir pored pravila koje ste upravo stvorili. Kad je, pritisnite Primijeni.

To je to. Prilozi e-pošte trebali bi automatski izaći iz pisača čim ih primite.

Važno: imajte na umu da će to funkcionirati samo dok se Outlook otvori i vaš račun e-pošte bude konfiguriran na ovom računalu. Također, provjerite je li vaš pisač u potpunosti konfiguriran i ima li sve potrebne upravljačke programe.

3. metoda: Korištenje Thunderbirda za automatski ispis e-pošte

Mozilla Thunderbird je besplatni klijent e-pošte s otvorenim kodom. Zajednica iza je vrlo aktivna, što vam omogućuje da pronađete puno proširenja koja će dodati ionako sjajnu funkcionalnost.

Povratak na zadatak - konfiguriranje Thunderbirda da automatski ispisuje e-poštu nije teško, ali će vam trebati malo vremena. Koristit ćemo dva proširenja: FitaQuilla i Printing Tools.

Napomena: Imajte na umu da ovaj način neće ispisati privitak iz e-pošte. Ispisat će samo naslov i tijelo primljene e-pošte. Ako tijelo e-pošte sadrži jpeg ili png datoteke, one će se također ispisati.

Konfiguriranje Thunderbirda za automatski ispis e-pošte prilično je jednostavno. Jedini manji nedostatak je FitaQuilla - proširenje nije ažurirano kako bi bilo kompatibilno s najnovijom verzijom Thunderbirda, pa ćete ga morati instalirati ručno.

Ako odlučite koristiti Thunderbird za učinkovitu ispis privitaka e-pošte, slijedite donji vodič.

Korištenje Thunderbird + FitaQuilla + Printing Tools za automatski ispis privitaka e-pošte

PS: Ova metoda može funkcionirati ili ne funkcionirati.

  1. Preuzmite i instalirajte najnoviju verziju Thunderbirda sa službenog web mjesta.
  2. Preuzmite FiltaQuilla i Opcije pisača na svoj sustav.

  3. Otvorite Thunderbird, dodirnite ikonu izbornika u gornjem desnom kutu i kliknite Add-ons.

  4. Dodirnite ikonu zupčanika i kliknite Instaliraj dodatak iz datoteke.

  5. Dođite do mjesta na koje ste preuzeli dodatak, odaberite ga i kliknite Otvori .

  6. Ponovite korake 4 i 4 s drugim proširenjem i ponovo pokrenite Thunderbird.
  7. Nakon što se Thunderbird ponovo otvori, idite na Dodaci> Proširenja i kliknite gumb Opcije na PrintingTools .

  8. Odaberite Opcije globalnog ispisa i potvrdite okvir pored Ispis bez dijaloškog prozora . Pritisnite U redu da biste spremili svoj odabir.

  9. Ponovno kliknite gumb izbornika i idite na Filteri poruka> Filteri poruka.

  10. Pritisnite gumb Novo da biste stvorili novi filtar. Za početak unesite naziv filtra. Zatim potvrdite okvir pored Dobivanje nove pošte i filtrirajte ga nakon klasifikacije bezvrijedne pošte . Nakon toga postavite uvjet na Status privitka> Je> ima privitke . Na kraju, zadnju radnju postavite na Ispis , a zatim pritisnite U redu za spremanje.

  11. Sada se vratite u prozor Filteri poruka i provjerite je li filtar omogućen.

To je to. Vaš klijent e-pošte Thunderbird sada je konfiguriran za automatski ispis e-pošte. Provjerite je li uključen i je li adresa e-pošte pravilno konfigurirana u Thunderbirdu.